Uw e-mail is vaak het belangrijkste archief van uw bedrijf: contracten, afspraken en offertes staan in Outlook. Veel ondernemers denken dat Microsoft alles automatisch bewaart. Dat klopt maar ten dele: Microsoft bewaart de mail in de cloud, maar een bewuste backup waarmee u zelf kunt herstellen, regelt u zelf of via uw hostingpartner.
Waarom een Outlook-backup?
- Per ongeluk verwijderen: een map wissen of een postbus leegmaken kan zomaar gebeuren
- Ransomware en account-inbraak: een aanvaller die uw account overneemt kan mail wissen of versleutelen
- Vertrek van een medewerker: de mail moet bewaarbaar blijven, maar buiten het account
- AVG: herstel binnen de wettelijke termijn is alleen realiseerbaar met een echte backup
Optie 1: PST-export van Outlook (handmatig)
In de klassieke Outlook-app (Windows) exporteert u een postbus naar een .pst-bestand:
- Open Outlook en ga naar Bestand, dan Openen en exporteren, dan Importeren/exporteren
- Kies Exporteren naar een bestand en daarna Outlook-gegevensbestand (.pst)
- Selecteer de mappen die u wilt exporteren, inclusief submappen
- Kies een locatie buiten uw pc, bijvoorbeeld een externe schijf
- Zet eventueel een wachtwoord op het bestand
Nadeel: u moet dit periodiek herhalen en het bestand veilig bewaren. Een .pst op dezelfde pc is geen backup.
Optie 2: Outlook in Microsoft 365 ligt al in de cloud
Met Exchange Online of Microsoft 365 staat uw mail op Microsoft-servers. Een kapotte laptop betekent dan geen verlies. Maar Microsoft is geen backup: verwijderde mail blijft standaard 14 dagen herstelbaar (maximaal 30 dagen), daarna is het weg. En bij account-inbraak of een sync-fout is er geen versie van gisteren terug te halen.
Optie 3: geautomatiseerde cloud-backup van uw postbus
Een backupdienst bewaart periodiek een kopie van elke postbus (mail, agenda, contacten en OneDrive-bestanden) in een apart datacenter. Herstel kan per item of per postbus, tot een moment in het verleden. MKBHostweb biedt dit via Backup Online.
Wat is verstandig voor uw bedrijf?
Heeft u minder dan 10 postbussen en weinig wijzigingen, dan kan handmatige PST-export per kwartaal plus OneDrive-sync volstaan. Heeft u meer postbussen, compliance-eisen of wilt u zeker zijn bij ransomware, dan is geautomatiseerde cloud-backup de betere keuze, vanaf enkele euro's per postbus per maand.
Veelgemaakte fouten
- PST-bestand op dezelfde pc: dat is een kopie op hetzelfde risico, geen backup
- Nooit herstel testen: een backup die niemand ooit heeft teruggedraaid is een gok
- Alleen mail bewaren: agenda's en contacten zijn bij verlies moeilijker te herbouwen
- Wachtwoord onbekend: een versleutelde PST zonder wachtwoordoverdracht is weg