Wat is Exchange Online?

Exchange Online: de basis

Exchange Online is de cloudgebaseerde e-mailservice van Microsoft, onderdeel van Microsoft 365 (voorheen Office 365). Het biedt professionele e-mail, agenda, contacten en taakbeheer — allemaal gesynchroniseerd tussen al uw apparaten. Of u nu op uw pc, tablet of smartphone werkt: uw e-mail is altijd up-to-date. U heeft overal toegang tot dezelfde informatie, zonder handmatig synchroniseren.

In tegenstelling tot traditionele POP3- of IMAP-e-mail wordt Exchange Online volledig door Microsoft gehost in beveiligde datacenters. U hoeft geen eigen server te onderhouden, geen software-updates uit te voeren en geen back-ups te maken. Microsoft regelt het allemaal — u betaalt alleen een vast bedrag per mailbox per maand. Dit maakt het ideaal voor MKB-bedrijven die geen eigen IT-afdeling hebben maar wel professionele e-mail willen.

Waarom Exchange Online voor het MKB?

Voor veel MKB-bedrijven is e-mail de belangrijkste communicatie-tool. Een storing of dataverlies kan direct leiden tot gemiste opdrachten en ontevreden klanten. Exchange Online biedt de betrouwbaarheid en beveiliging die uw bedrijf verdient:

• 99,9% uptime garantie — Microsoft garandeert dat uw e-mail vrijwel altijd beschikbaar is, met financiële compensatie bij langdurige storingen
• Automatische back-ups — Uw e-mail wordt meerdere keren per dag geback-upd door Microsoft, u hoeft hier zelf niets voor te doen
• Ingebouwde anti-spam en anti-malware — Ongevraagde e-mail en virussen worden automatisch gefilterd voordat ze uw inbox bereiken
• Overal toegankelijk — Via Outlook desktop, webmail (Outlook Web App) of uw mobiele telefoon met iOS of Android
• Gedeelde agenda's — Plan afspraken met collega's en bekijk elkaars beschikbaarheid zonder heen-en-weer te bellen
• 50 GB opslag per mailbox — Ruim genoeg voor jaren aan zakelijke correspondentie, veel meer dan standaard POP3/IMAP

Verschil met POP3 en IMAP

Veel bedrijven gebruiken nog steeds POP3 of IMAP voor hun e-mail. Hoewel dit voldoet voor basisbehoeften, mist het essentiële zakelijke functies die voor moderne bedrijven onmisbaar zijn:

POP3 downloadt e-mail naar één apparaat en verwijdert het van de server. Werkt u op meerdere apparaten? Dan ziet u op elk apparaat andere e-mail. Onpraktisch en onveilig — als uw computer crasht, is uw e-mail weg.

IMAP synchroniseert wel tussen apparaten, maar biedt geen gedeelde agenda's, contacten of taakbeheer. Beveiligingsfuncties zoals Exchange ActiveSync ontbreken eveneens. Ook is er geen ingebouwde spamfilter.

Exchange Online synchroniseert álles: e-mail, agenda, contacten en taken. Met push-notificaties op elk apparaat. En met ingebouwde beveiliging zoals meervoudige authenticatie en versleutelde verbindingen.

Beveiliging en compliance

Exchange Online biedt geavanceerde beveiligingsfuncties die uw bedrijfsdata beschermen:

• Meervoudige authenticatie (MFA) — Extra beveiliging door naast wachtwoord ook een code van uw telefoon in te voeren
• Data Loss Prevention — Voorkomt per ongeluk versturen van gevoelige informatie zoals burgerservicenummers
• Advanced Threat Protection — Beschermt tegen geavanceerde phishing en malware-aanvallen
• Audit logs — Houdt bij wie welke acties uitvoert, belangrijk voor compliance

Hoe MKBHostweb helpt

Als Microsoft-partner zet MKBHostweb Exchange Online voor u op, precies zoals uw bedrijf het nodig heeft. Wij helpen bij:

• Het kiezen van het juiste abonnement (MKB Start, MKB Standaard of MKB Plus)
• Het aanmaken en configureren van mailboxen voor al uw medewerkers
• Migratie van uw bestaande e-mail (van POP3, IMAP of een andere Exchange-omgeving)
• Het instellen van beveiligingsmaatregelen zoals SPF, DKIM en DMARC tegen e-mailspoofing
• Doorlopende support bij vragen en problemen — persoonlijk en snel

U hoeft er zelf niet technisch voor te zijn. Wij nemen alles uit handen, van bestelling tot volledige werking. Ook geven wij training aan uw medewerkers zodat ze direct efficiënt kunnen werken met Exchange Online.