Uw e-mail migreren naar Exchange Online

Wat is een e-mailmigratie?

Een e-mailmigratie is het overzetten van uw bestaande e-mailomgeving naar een nieuw platform. Dit kan gaan om de overstap van POP3 of IMAP naar Exchange Online, of van een on-premise Exchange-server naar de cloud. Tijdens de migratie worden uw e-mails, contacten, agenda's en instellingen veilig overgezet — zonder dataverlies. De overstap naar Exchange Online biedt direct voordelen zoals meer opslagruimte, betere beveiliging en synchronisatie op al uw apparaten. Veel bedrijven schieten hiervoor omdat ze bang zijn voor downtime of dataverlies, maar een goed uitgevoerde migratie verloopt volledig transparant.

Hoe verloopt de migratie?

Bij MKBHostweb verloopt de migratie in vijf overzichtelijke stappen:

1. Intakegesprek — Wij bespreken uw huidige situatie, wensen en eventuele bijzonderheden. Hoeveel mailboxen heeft u? Welke data moet mee? Zijn er gedeelde mailboxen of distributielijsten? Zo weten wij precies wat er mee moet verhuizen en kunnen wij een migratieplan opstellen dat past bij uw bedrijf.
2. Voorbereiding — Wij zetten uw Exchange Online omgeving op, configureren de DNS-instellingen en maken de mailboxen aan. U ontvangt tijdelijke inloggegevens voor de nieuwe omgeving, zodat u alvast kunt wennen aan de interface.
3. Migratie — Uw bestaande e-mail, contacten en agenda worden overgezet. Dit gebeurt meestal buiten kantooruren om overlast te minimaliseren. U kunt tijdens de migratie gewoon blijven werken — nieuwe e-mails komen binnen in zowel uw oude als uw nieuwe mailbox.
4. Verificatie — Wij controleren of alle data correct is overgezet en of e-mail correct wordt afgeleverd. U krijgt de gelegenheid om zelf ook te controleren of alles compleet is. Ontbreekt er iets? Dan lossen wij dat direct op.
5. Nazorg — Na de migratie staan wij klaar voor vragen en helpen wij medewerkers met het instellen van Outlook op hun apparaten. Ook geven wij tips voor het optimaal gebruiken van Exchange Online, zoals het gebruik van gedeelde agenda's en de mobile app.

Hoe lang duurt de migratie?

Voor de meeste MKB-bedrijven duurt de volledige migratie 1 tot 3 werkdagen. De werkelijke overzet-tijd van e-mail is meestal enkele uren, afhankelijk van de hoeveelheid data. Uw medewerkers ervaren minimale tot geen downtime — vaak merken ze alleen dat hun mailbox plotseling meer ruimte heeft en sneller synchroniseert. Wij plannen de migratie in overleg, op een moment dat het uw bedrijf het minste overlast veroorzaakt. Ook in het weekend of 's avonds is mogelijk, zodat uw werkdag niet wordt verstoord.

Is mijn e-mail veilig tijdens de migratie?

Ja, absoluut. Uw oorspronkelijke e-mail blijft intact totdat de migratie succesvol is afgerond. Pas daarna wordt de oude omgeving opgeruimd. Er gaat geen e-mail verloren — elk bericht wordt gecontroleerd en overgezet, inclusief bijlagen en mappenstructuur. MKBHostweb heeft jarenlange ervaring met migraties en werkt met bewezen methoden. Ook gebruiken wij beveiligde verbindingen voor het overzetten van data, zodat uw e-mail onderweg niet onderschept kan worden. Uw privacy en geheimhouding staan voorop.

Wat kost de migratie?

Bij MKBHostweb is de standaard migratie inbegrepen bij uw Exchange Online abonnement. U betaalt geen aparte migratiekosten — wij regelen alles als onderdeel van de service. Voor complexe situaties (zoals migratie vanaf een on-premise Exchange-server met veel mailboxen of speciale vereisten zoals gedeelde agenda's en publieke mappen) maken wij een aparte offerte. Neem contact op voor de mogelijkheden. Wij denken graag met u mee over de beste aanpak voor uw situatie en geven vooraf een duidelijke prijsindicatie.

Voorbereiden op de migratie

Wilt u zelf alvast voorbereiden? Maak een overzicht van alle mailboxen in uw bedrijf, inclusief eventuele gedeelde mailboxen, groepsmailboxen en aliassen. Verzamel de inloggegevens van uw huidige e-mailprovider en noteer eventuele speciale configuraties zoals handtekeningen of autoresponder-berichten. En informeer uw medewerkers dat er een migratie aan komt, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en vragen kunnen stellen. Wij zorgen voor de rest — u hoeft zich geen zorgen te maken over de technische details. Na de migratie helpen wij iedereen met het instellen van de nieuwe omgeving.